기업 클라우드 서비스, 이 용어가 낯선 분들도 계신 것이고, 이미 사용 중이거나 몇 번 들어본 분들도 계실 겁니다. 저도 20여 년 전에 다니던 기업에서 클라우드 서비스를 도입하고자 검토하고 현장업무와 사무업무가 섞여있던 제 부서에 사용성 검토요청이 있었습니다. 당시에는 IT기술이 지금처럼 빠르고 획기적인 부분이 덜 했지만, 파일을 가상의 공간에 하나로 모아놓고, 권한 관리를 통해 정보보안을 하겠다는 1차 목표를 달성하기엔 괜찮은 도구였던 걸로 기억합니다.
클라우드 서비스란?
클라우드 서비스, 클라우딩 등등 서비스 기업마다 살짝 다른 용어를 사용하고 있기는 하지만, 같은 맥락입니다. 구글 드라이브와 같은 가상의 저장공간을 마련해 놓고, 그곳에 폴더를 만들어 사용자들은 인터넷 연결을 통해 각자가 가지고 있는 PC나 공용 PC에서 파일에 액세스 해서 업무를 처리할 수 있는 방식이지요.
파일을 한 곳에, 비교적 안전한 곳에 모아두니 시간이 지나면서 자연 망실되는 부분도 예방할 수 있고, 파일을 생성, 변경, 삭제한 이력도 확인이 가능하니 파일관리의 좋은 툴이긴 합니다.
클라우드와 문서중앙화
클라우드는 문서만 모아놓는 시스템을 말하지 않으나, 기업에서는 통상 '문서중앙화 서비스'개념의 클라우딩을 많이 하고 있습니다. 첫째, 정보보안 관리를 위해서.
둘째, 파일의 이력추적을 위해서.
셋째, 권한별 파일 접근권한을 차등관리 (일종의 워크레벨에 따라 문서열람 권한이 설정된다는, 뭔가 시스템스러운 개념이죠)
넷째, 공용 업무의 효율 제고 (예전에는 네트워크로 들어가서 다른 사람의 PC에 있는 파일을 열어 수정하고, "나 작업 다했어"라고 알려주던 시절이 있었죠. 클라우드를 사용하면 누가 파일을 열어놓고 있을 때 아이콘의 모양이 다르다는 것 빼고 수정 다했다는 콜을 주는 건 여전하지만 꺼림칙하게 내 PC를 다른 사람들에게 열어줘야 하는 불편함은 없습니다.)
문서중앙화는 결국, 중복으로 작성되는 파일이 없이 더 적은 파일로 효율적으로 커뮤니케이션을 가능하게 하고, 통제된 권한 관리로 문서보안을 할 수 있는 장점으로 점점 활용율이 올라갈 것으로 생각됩니다.
장점만 있지 않는 클라우드 서비스
클라우드 서비스는 인터넷이 안되면 못 씁니다.
가장 큰 담점이구요, 큰 파일(동영상 자료)을 열 때, 그날따라 네트워크 부하가 걸려 속도가 떨어진 날이면 하세월을 보내야 할 수도 있습니다. 실제 저도 경험한 바 있고요. 따라서 365일 24시간 쾌적하게 사용할 거라는 안심은 금물입니다.
이미지 파일은 미리보기가 안됩니다.
PC에 있는 이미지들은 파일탐색기를 열어, 보기 옵션에서 크게를 선택하면 미리 이미지의 모습을 확인할 수 있는데, 클라우드 서비스는(제가 쓰는 서비스만 그런가요?) 이미지 미리 보기가 안되어, 파일을 일일이 열어보고 이미지를 확인해야 합니다. 비슷한 이름의 리버전 된 이미지를 저장해 놓고 쓰신다면, 이릉을 명확하게 구분해서 설정하는 습관을 들여놔야 합니다. 돈은 우리 회사가 내는데, 왜 내가 앱의 부족함에 맞춰야 하는지 모르겠네요.
정보보안이 중요한 목적인 만큼, 외부발송이 까다롭습니다.
고객이나 협력기업 담당자들과 파일을 주고 받을 때, 반드시 상위자 승인을 받아야 메일이 발송됩니다. 과거 다니던 회사는 그게 너무 부하가 걸려서, 비밀이 아닌 문서들은 상위자에게 메일이 같이 가는 선에서 조정되었습니다. 그 상위자는 무슨 죄인가요? 밑에 십 수명의 직원들이 외부로 보낼 메일이 몰리기라도 하면, 그 파일을 다 열어보고 내용을 확인한 다음 승인을 해주어야 합니다. (정보보안의 기본이니 직책자들의 당연 의무이지요)
압축파일이 가상공간에서 압축해제 되지 않습니다.
그래서 임시로 PC의 물리적 저장소에 일정공간을 할당하고, 클라우드 서비스가 이용할 수 있도록 하고 있습니다. 거기에 압축파일을 옮겨 압축해제하고 다시 가상의 클라우드 공간에 저장해 놓아야 합니다. (빈도가 많지 않으니 그리 불편하다 생각되진 않네요.)
클라우드 서비스 도입해볼까요?
기업인원이 많거나, 관리해야 할 문서가 많다면 클라우드 서비스가 맞다고 생각합니다. 원천적으로 클라우드 서비스에서 파일을 통제한다면 일단, 사용자들의 경각심도 기본적으로 생길 것이고, 파일의 외부유출도 상당 부분 억제가 가능할 것입니다.
비용은 만만치 않지만, 클라우드 서비스를 이용하게 되면 개인에게 고성능 노트북을 일률적으로 지급하지 않아도 되요. 요즘 저렴한 PC들도 기본적으로 문서관리가 원활하고도 남아돌 만큼 성능이 많이 좋아진 데다가 아까 말씀드렸듯이 네트워크 속도에서 좌우되기 때문이죠. 물론 디자인이나 사진, 영상 취급담당자는 별도로 검토해 보셔야 합니다. 업무 효율이 많이 떨어지리라 생각됩니다.
경험에서 말씀드린 바입니다. 도입을 검토하신 다면 두세 군데 기업과 미팅을 통해 적절한 서비스인지, 꼭 필요한 지 확인해 보시는 게 좋을 것 같아요.